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2024.04.11

履歴書・職務経歴書を用意する

人事が見るポイントとは?選考をプラスに進める履歴書・職務経歴書のコツ

転職活動をするときに、意外と時間がとられてしまう履歴書・職務経歴書の作成。
履歴書・職務経歴書は、書類選考のときにはもちろん、面接官が面接の準備として事前に読んだり、面接時に履歴書・職務経歴書を読みながら質問をされたり、選考における各場面で利用されます。
では、人事や面接官は履歴書・職務経歴書のどこに注目しているのでしょうか?今回は、人事や面接官にとってわかりやすく、目を止めてもらえるような書類作成のコツをご紹介します。ポイントを押さえて履歴書・職務経歴書を作り、転職活動をプラスに進めましょう。

企業は履歴書のどこを見ているか

履歴書は、あなたの基本的な情報を確認されるものであり「どこの会社に在籍していた方なのか?」「学歴は?」「資格は?」といった経歴が一目で端的に伝わることが大切です。

企業側は、例えば運転が必須な求人募集の際は運転免許証の有無をチェックする、などが基本です。そのため、事実をきちんと正しく書いていれば問題ありません

基本の項目は、
・氏名や住所といった基本情報
・学歴や職歴
・免許や資格
・志望動機
・趣味や特技
などです。

ただし、志望動機欄がないフォーマットを使用しても問題ありません。志望動機のかわりに経歴、スキル、保有資格等でアピールするのも一つの方法です。

志望動機欄のある履歴書を使って複数の企業の選考を受ける場合は、間違っても他社の志望動機を書いた書類を提出しないように注意しましょう。転職エージェントとして応募者からの書類をチェックしていると、まれに他社の志望動機を書いたままの履歴書を見かけることがあるので注意しましょう。

特に志望度の高い熱意のある企業に関しては、志望動機欄のある履歴書を戦略的に活用するのもおすすめです

履歴書の意外な落とし穴

前項で、履歴書は事実をきちんと正しく書いていれば問題ありませんとお伝えしました。基本的にはその通りですが、特に注意すべきは「日付」「メールアドレス」「証明写真」「趣味・特技」欄です。

日付

面接日に持参する場合は面接日、メールの場合はメール送付日、郵送の場合は投函日を記載しましょう。 日付は作成日でも問題ないですが、例えば3か月以上前の日付が書かれていると転職活動に苦戦している人という印象を与えてしまったり、最新の情報ではない可能性が出てきてしまったりするため、日付の更新には注意しましょう

メールアドレス

現職の会社メールアドレスを利用していると、会社に転職活動をしていることを知られてしまう可能性や応募先企業が危機管理能力に懸念を感じる可能性があるので、転職活動に会社アドレスを使用することは避けるのがベターです。

また、メールアドレスは、無料でフリーアドレスを作ることもできるため、転職活動用に新たに作る方も多いです。

例えば、プライベートで使っているメールアドレス自体の個性が強すぎる方や、メールアドレスとSNSのアカウント名が一緒の方などは転職活動用に新たなアドレスを作った方が良いかもしれません。 採用の合否に関わる最終段階で、SNSなど、インターネット上の情報などをチェックする企業は増えています。

証明写真

近年はスマートフォンで証明写真風の写真を撮影できるアプリなどもあり、スマートフォンで撮影するパターンも増えています。

しかし、スマートフォンで撮影した写真の場合、片方の肩だけ少し上がってしまっていたり、背景に物が映りこんでしまっていたり、証明写真機で撮影したものではない写真とわかってしまう場合もあります。企業側にも、相手からどう見られるか配慮のない方、という印象を与えかねないため注意が必要です。

現在は、証明写真機で撮影した写真のデータを保存できるものも多いため、できる限り証明写真機で撮影した写真を使用することがベターです。

どうしても、スマートフォンで撮影したい場合は、必ず家族・友人など第三者に撮影をお願いし、背景や照明の光に配慮して撮影しましょう。

趣味・特技欄

趣味・特技欄で合否が決まることはなかなかありません。

しかし、趣味や息抜きの手段を自分で持っている方はメリハリを持って働いてくれそうだな、学生時代からスポーツを頑張っていた人は印象が良いな、など企業によってはプラスの印象に働く可能性はあります。

また、面接の場を和ませるために、面接の冒頭で触れてくれる企業や、面接官がたまたま同じ趣味で共通の話題で盛り上がる、といったこともあり得ます。

何を書くか悩む方も多い欄かと思いますが、悩んだ場合は、友人やキャリアアドバイザーに相談してみましょう。あれも趣味と言えるかも!その書き方良いかも!とヒントが得られるかもしれません。

企業は職務経歴書のどこを見ているか

職務経歴書は、選考の中でも「書類選考」「面接」の段階で見られます。

共通するのは、人事や面接官は、「いつ、どこで、どんな組織に属して、何を担当し、どんな取り組みをした方なのか」を読み込まなくてもパッと見ただけで内容を把握したいと思っています。

パッと見て何をしていた方なのかイメージが湧かなかったり、文章が長すぎて一度で内容が理解できなかったりすると、それだけで後回しにされてしまう可能性があるので注意しましょう。

では、書類選考、面接ではそれぞれでどんなポイントで職務経歴書を見られるのでしょうか?また、見られるポイントを意識した上でどんなことを書くと良いのかコツをご紹介します。

人事や面接官の見るポイント

書類選考では、面接するかしないかを判断しており、「今回の求人で求めている要件を満たしているか」という視点で書類を見ています。

例えば、法人営業の経験が必須であれば、法人営業を何年くらいしていたかを探します。また、高い実績を挙げられた方が対象の求人であれば、実績や表彰が記載された欄に注目します。製造業での経験が必須であれば、所属企業の事業内容や取り扱い商材などをチェックします。

また、面接時の面接官は、「面接で何を聞こうかな」「今日面接する方はどんな人だろう」という目線で職務経歴書に目を通します。

何をしていたのかがわかりやすくまとまっていると、面接官はあなたのこれまでのキャリアの全体像を簡単に把握することができます。面接でも的確な質問がされ、余計な補足や訂正をしなくて済みます。

見られるポイントを意識した上での書き方のコツ

応募した求人によって要件が異なるため、注目されるポイントはさまざまですが、何も知らない第三者が見ることを意識し、わかりやすく記載することが大切です

営業であれば、担当していた顧客が法人か個人か、新規か既存か、扱っていた商材は何かなどを、知らない人が読んでもわかるように記載しましょう。

表現や書くべきことに迷った場合は、応募したい求人の「必須スキル」や「求める人物像」を参考に、自分の経験とマッチする内容を考えてみると書きやすいかもしれません。

また、職務経歴の中に、頑張った点や工夫した点、今後活かしたい経験のポイントが簡潔に書かれていると、面接時に「具体的にはどんな内容か?」という質問につなげることができます。面接官の質問につながる仕掛けがあると、応募者側としてもそこを突っ込んでほしかった!という質問をしてもらえる可能性が高まります。実は、職務経歴書の作成は、面接準備の一部にもなっているのです。

職務経歴書の構成

職務経歴書の書き方は基本的には自由です。どんなことをどう表現しても構いませんし、実は図や絵を入れてもOKです。

今回は、職務経歴書の構成として多いパターンである「時系列」と「経験・スキルでの分類」の2種類を紹介します。

時系列

その名の通り、2018年~2022年までは1社目の会社で販売職、2022年以降は現在の会社で営業職、など時系列に沿って書くパターンです。

例えば、直近の経験の方が転職先でやりたいことに近い場合は、直近の経験から書き始めても問題ありません。選考する企業側としても、募集しているポジションに近い経験を先に読むことができるためわかりやすくなります。

また、活かしたい経験の部分は丁寧に書き、面接で話してもプラスにならないだろう、という過去の経験や短い経験などは簡潔にとどめても大丈夫です。

経験・スキルでの分類

例えば、これまで3社で「人事・総務・経理」を担当していた、というパターンです。

時系列で所属していた会社ごとに記載するよりも、「人事」としてはA社で3年、B社で2年、C社で3年の計8年、労務や就業規則改定、人事制度策定と運用を対応。「経理」としてはA社で3年、仕訳や月次決算を対応……など「職種」ごとに経験年数や経験内容、保有しているスキルを書く方法です。

スキルごとの記載をした方が、経験の豊富さや「自分は何ができるか?」という視点で経験・スキルがアピールしやすいと判断した場合は、この書き方を選ぶと良いでしょう。

項目ごとの基本的なポイント

職務経歴書の構成は前述の通り、「時系列」か「経験・スキルでの分類」が多いです。どちらの構成であっても、「簡潔な事実」から始まり、「思いや人柄のわかるエピソード」で終わると、読み進めるほど具体性やお人柄がわかる流れとなり読みやすくなります。

上記の流れを意識した作りにするため、それぞれの項目で意識するべきポイントを解説します。

職務要約

職務要約は忙しい人事や面接官が、ここだけ読めば、あなたの経歴の全体像がつかめる「自己紹介」のようなイメージです。

全体像を把握してもらうことを意識し、社会人になってからこれまでの経歴や、得意としてきた領域、できることなどを簡潔にまとめましょう。200~400字を目安に書いてみると良いでしょう。

職務経歴

職務経歴は、いつ、どのような会社、どのような部署で、どのような役割で、どのような業務を担当し、どのような成果を出したか、をわかりやすく記載します。

属していた企業の概要はもちろん、所属していた課の人数、その中での役割なども一目でわかるように記載しましょう。

営業職であれば、例えば顧客は法人か個人か、新規か既存か、取り扱い商材、担当エリア、達成率や受賞歴などを記載します。

また、そのポジションでの実績や頑張ったこともポイントとして2行程度で記載しておくと、面接のときにさらに詳しく話せるきっかけになるかもしれません。

活かせる経験・スキル

活かせる経験・スキルの表現は自由です。転職後に活かしたいスキルをアピールする項目になります。

転職先でも現在の専門性を活かしたい、と考えているのであれば、「自動車の製造工程に関わる知識」や「不動産売買における一連の業務経験および提案スキル」などそのまま活かせそうな知識・経験をわかりやすいキーワードを使い、箇条書きしましょう。

求人票の「求める経験」の欄を参考にすると、人事や面接官の目に留まりやすい表現が見つかるかもしれません。

現職とは少し専門性の違う転職先を目指すのであれば、仕事の上で心がけてきたことを書いてみましょう。「顧客と長く良好な関係を構築するスキル」「業務を先回りして進め、周りをサポートする力」「相手の立場に立ったコミュニケーション」などです。それぞれに対して3行~5行程度で補足するエピソードや心がけてきた姿勢などについて書くと良いでしょう。

専門的なスキルではなくても、コミュニケーション力や業務遂行力も活かせるスキルとしてアピールすることは可能です。今まで自分が磨いてきたスキルの中で、これは希望している業界・希望している職種とも親和性があるのではないか、と思う部分にフォーカスして書いてみましょう。

自己PR

自己PR欄は、職務経歴書の中で一番自由に書くことのできる欄です。

自分自身の「強み」や「仕事への思い」や「仕事への姿勢」「今後のキャリアの希望」など、思いを言葉にしましょう。

自分自身の「強み」に関しては、例えばお客様からの感謝の言葉や、上司や同僚から受けてきた評価なども入れると説得力が増すかもしれません。

自分が心がけてきたこと、大切にしてきた姿勢とその結果、そして第三者からのフィードバックの言葉、というストーリー仕立てになっている方が多いです。

提出前の確認リスト

企業の人事や面接官は日頃から多数の履歴書・職務経歴書を見ているため、読みやすい書類であることが大切です。少しでも通過率が上がるよう、提出前に確認しておきたいポイントをお伝えします。

誤字脱字はないか?

誤字脱字があると、「自分の人生に関わる可能性のある、転職活動に使う大切な書類でミスをするということは、普段から不注意な人なのかもしれない」という判断になる企業もあります。例えば、特に事務スキルやメール処理の多い仕事などでは要注意です。

一度、冷静な目で読み直してみましょう。

空欄はないか?

履歴書において、空欄はないようにしましょう。

特に書くべき内容が書かれていないと経歴詐称を疑われる可能性もあります。記載に抜けもれがないか、提出前に再度確認しましょう。

簡潔な文章になっているか?

一文が長すぎて何が言いたいかわからない文章になっていないか、確認しましょう。一文は40~60字くらいが読みやすいと言われています。

また、全体を通して内容に一貫性があるかを確認しておきましょう。

改行の位置やレイアウトに問題はないか

履歴書・職務経歴書をワードやエクセルで作成する場合は、後からバランスの調整が可能です。文字の開始位置や余白は揃え、文字を入れたあとに見やすいレイアウトになっているか確認しましょう。

第三者に読んでもらう

最後に、第三者の目線でアドバイスをもらうことをお勧めします。

自分の経歴の強みは、意外と自分では当たり前すぎてそんなことは強みにはならないと思っていることもあります。

また反対に、自分では第三者に十分伝わるだろうと考え記載したことも、第三者や同業界以外の人から見ると、これってどういう意味?と通じない可能性もあります。

自分で書いた文章を客観的にみるということは想像以上に難しいものです。第三者からのアドバイスをもらうことで、ブラッシュアップしてみてください。

メールで提出するときは件名とファイル名に注意

ポイントをおさえた書類の作成ができたあとは、提出時に気を付けることをご紹介します。

提出は、メール、手渡し、郵送などがあると思いますが、今回がメールで提出する場合の注意事項をお伝えします。

メールで送付する場合のポイント

  • 件名:用件+氏名 例【応募書類送付の件】氏名
  • 氏名:氏名+書類の詳細 例 氏名_履歴書

件名では、「用件」と「氏名」を短い文で伝えるようにしましょう。「【応募書類送付の件】氏名」などが理想です。

また、履歴書や職務経歴書を添付する場合は、ファイル名にも自分の氏名を入れておくとベターです。

企業は多くの候補者の書類を受け取っています。「履歴書」というファイル名ではなく「氏名_履歴書」となっているファイル名の方が、受け取る方への配慮が感じられます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。履歴書・職務経歴書の作成は、転職活動においてほぼ必須の準備になります。特に職務経歴書は、転職活動を始めた序盤につまずいてしまい、時間がかかってしまう人も多い工程です。

とはいえ、職務経歴書を作成することで、改めて自分が転職先にアピールできそうな経験を認識ができたり、面接で話すエピソードがイメージできたりと、自分のキャリアの棚卸しにもつながります。書類作成にしっかり取り組むことで、その後の選考の通過率アップにもつながりますので、ぜひポイントを押さえて作成してみましょう。

MUSUBUでは、日頃からみなさまの転職相談に乗っているため、客観的に見たあなたの経歴の良さをフィードバックすることが可能です。

また、普段の企業様とのやりとりの中で、率直な意見もいただいており、「企業目線で見るとどうか?」という視点でもアドバイスさせていただきます。

履歴書・職務経歴書の作成に行き詰まったとき、悩んだときは、ぜひキャリアアドバイザーに相談してみてください